Digitale oplossingen

Dat het antwoord tegenwoordig steeds vaker te vinden is in een Digitale Oplossing is niet meer zo vreemd! We vertrouwen allemaal dagelijks op onze smartphones, verscheidene apps, online platformen en die stabiele internet connectie die alles mogelijk maakt. Bij ons op de studio zijn we niet vreemd van het creëren van slimme digitale oplossingen of tools (ik schreef zelfs al eerder een inzicht over Slimme Tools).

Moet dan alles digitaal?
Het simpele antwoord is nee, het moet zeer zeker niet. Digitaliseren om te digitaliseren heeft natuurlijk geen enkele meerwaarde. Ik zie het zo dat je deze meerwaarde pas kunt creëren op het moment dat de oplossing iets extra’s toevoegt wat niet op een andere manier bereikt had kunnen worden.

Neem als voorbeeld de WSD Digitale Praatplaat die wij hebben gerealiseerd.

De originele vraag was voor een redesign van de al bestaande praatplaat. Deze praatplaat werd altijd fysiek uitgeprint en tijdens de gesprekken ingevuld samen met de medewerkers. Bij de start van het project doken al meteen de eerste vragen op: wat als de medewerker de Nederlandse taal niet beheerst en is het wel zo handig om die papieren versies overal te hebben? Door naast de initiële vraag ook te kijken naar de toepassing kwamen we al snel tot de conclusie: een digitale oplossing werkt eigenlijk een stuk beter hier. Zodoende is de WSD Digitale Praatplaat ontstaan. Een online omgeving waarop de begeleiders kunnen inloggen, samen met de medewerker de praatplaat in deze omgeving kunnen vullen en na het opslaan deze versie meteen digitaal kunnen delen of afdrukken. En dit alles met de nodige slimme extraatjes zoals geautomatiseerde vertaling mogelijkheden.

Slim bouwen
Een digitale oplossing is in gebruikersgemak pas echt slim als alles vanzelf gaat. Om in de beroemde woorden van Apple te spreken: “It just works” en dat is precies wat een digitale oplossing moet doen. De eindgebruiker hoeft zich niet druk te hoeven maken over rare foutjes, processen die vastlopen of andere gekkigheden.

Binnen onze studio hanteren we voor deze projecten een sprint-based methode (benieuwd? check onze volledige werkwijze). In deze sprints pakken we elk onderdeel grondig aan. We bouwen in een sprint een klein stukje van het totale product en onderwerpen deze aan grondige testen (in andere woorden: we proberen het geheel moedwillig te slopen…). Elke test-ronde volgen we op met een optimalisatie-ronde tot we zeker zijn dat het eindresultaat perfect werkt.

Op deze manier ervaren we vroegtijdig mogelijke bottlenecks en foutjes. Een mooi voorbeeld is de Review toolkit van VisitBrabant. In het kort genereert deze digitale oplossing een set met promotiematerialen op basis van de input van de gebruiker. Deze set promotiematerialen bevat drukwerkbestanden voor posters & visitekaartjes, digitale versies van de bestanden en een losse QR-code. Een flinke set met bestanden die real-time aangemaakt worden en dat werd merkbaar op het moment dat we met meer dan één test gingen werken. Op het moment dat meerdere gebruikers aan de slag gingen of we extreem grote bestanden gingen uploaden, hield het systeem ermee op. Het resultaat? De toolkit loopt vast en geeft geen resultaat meer en dus is het tijd om de processen van de code eens goed onder de loep te nemen.

Op basis van deze uitkomsten is bij de Review toolkit van VisitBrabant het proces geoptimaliseerd. In plaats van in één keer alles hebben we elke losse stap gedefinieerd en opgesplitst. Niet langer genereren we een poster, visitekaartje, QR-code en zip-archief tegelijk maar alles om de beurt. Het voordeel is dat we tussentijdse checks en opslagmomenten kunnen inbouwen, zo mag het proces dus vanaf heden ook stagneren want er bestaat altijd de mogelijkheid voor de code om een stapje terug te nemen en het opnieuw te proberen!

Slim bouwen hangt nauw samen met toekomstgericht bouwen. Bij de opzet van onze digitale oplossingen denken we niet alleen aan dat het nu moet werken, maar ook in de toekomst. De digitale oplossing moet voorbereid zijn op alle situaties, van de eerste gebruiker tot een onwijs succesvol product met tal van gebruikers.